Projektinitiator war neben dem Heidenheimer Dienstleistungs- und Handelsverein 1838 e. V. auch die Werbegemeinschaft Schloss Arkaden Heidenheim GbR mbH 184 und die Stadt Heidenheim an der Brenz. Infrastrukturgeber ist die Conclurer GmbH.

Anders als bei anderen Online-Marktplätzen kümmert sich heidenheimerleben.de lediglich um die Online-Shop-Funktion. Um die Bezahlung, sowie die Lieferung der bestellten Produkte muss sich der jeweilige Händler direkt mit dem Kunden einig werden. Die Heidenheimer Zeitung bietet allerdings einen Lieferservice an.